Pomimo tego, iż coraz częściej zawiera się różnego rodzaju umowy, nie zawsze wiadomo, jak je poprawnie sporządzić. Przykładem może być umowa o dzieło, o której z jednej strony robi się coraz głośniej, a jaką zawiera się nie zawsze w oparciu o te same wytyczne. Czytaj dalej
Koniec ze żmudnym i czasochłonnym wypełnianiem dokumentów ręcznie.Nowoczesne oprogramowanie, które służy do automatycznego wypełniania druków i formularzy pozwoli zapomnieć o żmudnym i czasochłonnym wypełnianiu dokumentów ręcznie. Program do formularzy pozwoli szybko i sprawnie wypełnić najbardziej popularne druki. Z jego pomocą można szybko wypełnić formularze podatkowe, stworzyć ciekawe i interesujące CV czy list motywacyjny. Czytaj dalej
Tworzenie dokumentów nigdy nie jest celem działalności jakiegokolwiek przedsiębiorstwa czy jakiejkolwiek innej jednostki organizacyjnej sektora prywatnego lub publicznego. Dokument zawsze jest formą zatwierdzenia tego, co się realnie dzieje i przygotowania tego w formie, która jest rozpoznawalna i wygodnie czytelna dla wszystkich elementów rozszerzonego systemu, w którym działa dany podmiot. Systemem tym jest on sam i jego pracownicy, jego wszyscy klienci i kooperanci, a nawet organy nadzorcze, chociażby podatkowe, i ogólnie rozumiane społeczeństwo.
Tak szerokie zdefiniowanie osób, które powinny mieć dostęp do wiedzy tworzonej przez dany podmiot wymusza na nas stworzenie mechanizmu, w którym wiedza podawana jest w sposób dostępny i to jest właśnie dokument. Znana forma, przewidywalna treść. Niestety, jego tworzenie jest czasochłonne. Bardzo w tym pomóc może program do tworzenia dokumentów, ponieważ jest on w stanie przejąć od człowieka wszystkie zadania powtarzalne. Nawet faktura uproszczona, tak zwany rachunek, zwykle w większości składa się z informacji całkowicie powtarzalnych i wpisywanie ich przez człowieka byłoby marnowaniem jego czasu i energii. Za pomocą programu do tworzenia dokumentów można te elementy po prostu wybrać z listy lub po wskazaniu typu dokumentu otworzyć sobie szablon, w którym niemal wszystkie istotne rzeczy już w dokumencie będą się znajdować. Efekt końcowy w takim wypadku nie różni się niczym od klasycznego podejścia, ale jego uzyskanie zajmuje znacznie mniej roboczogodzin.
Wraz ze wzrostem każdej firmy coraz bardziej dokuczliwe zaczynają być kwestie związane z szeroko rozumianą obsługą dokumentów. Najważniejsze z nich to oczywiście tworzenie dokumentów oraz ich odpowiednia archiwizacja niezbędna do tego, by sama firma była w stanie organizować swoja pracę na bieżąco, jak również do tego, by powołane w tym celu odpowiednie jednostki państwowe mogły badać jej działalność pod katem przestrzegania prawa. W małych przedsiębiorstwach możliwe jest jeszcze ręczne tworzenie dokumentów, ale w większych firmach, gdzie robota papierkowa naprawdę zaczyna przypominać zupełnie osobną działalność i wymaga wyspecjalizowanych pracowników, na przykład do działu księgowości, koniecznym staje się wykorzystywanie zaawansowanych mechanizmów informatycznych dla celów usprawniania pracy.
W dzisiejszych czasach możliwe jest już zupełnie bezproblemowe połączenie działań związanych z tworzeniem i archiwizacją dokumentów, czyli w zasadzie z pełną obsługą dokumentów. Tworzenia dokumentów nie da się oczywiście całkowicie zautomatyzować, ponieważ są one odpowiedzią na działania firmy, więc przynajmniej inicjalizacja tworzenia dokumentu musi być efektem działania człowieka. Pełna obsługa dokumentów poza tym elementem, zwłaszcza archiwizacja, może już jak najbardziej być automatyczna. W czasie tworzenia dokumentu może być on automatycznie zapisywany w bazie danych oraz rozsyłany do wszystkich osób, które powinny mieć wiedzę o nim. Z kolei bazy danych, które w ten sposób się uzyskuje, są łatwo dostępne dla wszystkich zainteresowanych podmiotów.
Każda minuta pracy w firmie to dla nas realna ilość pieniędzy. Niezależnie od tego, czy pracę wykonujemy sami, czy w naszym imieniu działa zatrudniony przez nas pracownik, każdą minutę każdej pracy można przeliczyć na określone pieniądze. Nawet jeśli uznamy, że w danym momencie pracownik i tak nie robiłby czegoś innego, jeśli w tej chwili zajmuje się rzeczą potencjalnie zbędną, to można by się zastanowić nad tym, czy jego obecność w firmie jest w ogóle potrzebna. Zredukowanie etatu byłoby w końcu oszczędnością dla firmy, a pieniądze niewydane są pieniędzmi zarobionymi. Największe pole do popisu jest zazwyczaj w kwestii dokumentów w firmie, a konkretnie ich tworzenia i archiwizowania.
Archiwizowanie nie jest w tak dużej mierze problemem pracy, jak po prostu kosztu przechowywania. W tym podejściu lepiej rozpatrywać dokumenty w firmie, które dopiero są tworzone. Oczywistym rozwiązaniem jest tutaj wykorzystanie odpowiednich aplikacji pozwalających nie tylko przyśpieszyć ten proces, ale także zarządzać nim tak, by mogły nad jednym dokumentem pracować dwie lub trzy osoby, a nawet cały zespół. Trzeba bowiem pamiętać, że dokumenty w firmie to nie tylko kwestie na przykład fakturowania, ale także sprawy związane z kadrami, różnego rodzaju umowy o świadczenie usług z klientami, czy też dokumenty sprawozdawczości finansowej, jakie mogą generować dla swoich klientów biura rachunkowe. Automatyzacja nawet najdrobniejszych czynności związanych z bardziej zaawansowanymi dokumentami jest realną korzyścią dającą się do przeliczenia na złotówki, a jej koszt zwykle zwraca się w ciągu jednego dnia roboczego.
Każde przedsiębiorstwo jest małą fabryką dokumentów. Trzeba tworzyć proste dokumenty sprzedaży, ale istotne są również różne dokumenty kadrowe czy dokumenty księgowe. Problemów z nimi często bywa co niemiara, ponieważ małe firmy zazwyczaj dopiero poznają skomplikowany świat biurokracji i bardzo często jeszcze mają bardzo dużo problemów z tworzeniem prawidłowych dokumentów. Pojawiają się w nich błędy, często mamy do czynienia z brakami, a czasami nawet komuś może się zapomnieć, że jakiś dokument miał być wystawiony. Czytaj dalej
