Tworzenie dokumentów nigdy nie jest celem działalności jakiegokolwiek przedsiębiorstwa czy jakiejkolwiek innej jednostki organizacyjnej sektora prywatnego lub publicznego. Dokument zawsze jest formą zatwierdzenia tego, co się realnie dzieje i przygotowania tego w formie, która jest rozpoznawalna i wygodnie czytelna dla wszystkich elementów rozszerzonego systemu, w którym działa dany podmiot. Systemem tym jest on sam i jego pracownicy, jego wszyscy klienci i kooperanci, a nawet organy nadzorcze, chociażby podatkowe, i ogólnie rozumiane społeczeństwo.
Tak szerokie zdefiniowanie osób, które powinny mieć dostęp do wiedzy tworzonej przez dany podmiot wymusza na nas stworzenie mechanizmu, w którym wiedza podawana jest w sposób dostępny i to jest właśnie dokument. Znana forma, przewidywalna treść. Niestety, jego tworzenie jest czasochłonne. Bardzo w tym pomóc może program do tworzenia dokumentów, ponieważ jest on w stanie przejąć od człowieka wszystkie zadania powtarzalne. Nawet faktura uproszczona, tak zwany rachunek, zwykle w większości składa się z informacji całkowicie powtarzalnych i wpisywanie ich przez człowieka byłoby marnowaniem jego czasu i energii. Za pomocą programu do tworzenia dokumentów można te elementy po prostu wybrać z listy lub po wskazaniu typu dokumentu otworzyć sobie szablon, w którym niemal wszystkie istotne rzeczy już w dokumencie będą się znajdować. Efekt końcowy w takim wypadku nie różni się niczym od klasycznego podejścia, ale jego uzyskanie zajmuje znacznie mniej roboczogodzin.