Każde przedsiębiorstwo jest małą fabryką dokumentów. Trzeba tworzyć proste dokumenty sprzedaży, ale istotne są również różne dokumenty kadrowe czy dokumenty księgowe. Problemów z nimi często bywa co niemiara, ponieważ małe firmy zazwyczaj dopiero poznają skomplikowany świat biurokracji i bardzo często jeszcze mają bardzo dużo problemów z tworzeniem prawidłowych dokumentów. Pojawiają się w nich błędy, często mamy do czynienia z brakami, a czasami nawet komuś może się zapomnieć, że jakiś dokument miał być wystawiony.
Dla doświadczonego przedsiębiorcy może to brzmieć niepoważnie i nieprofesjonalnie, ale zwłaszcza mali przedsiębiorcy znają ten problem i zanim się z nim uporają, będą musieli się zmierzyć często bolesnymi konsekwencjami błędów na tym polu. Można sobie jednak z nimi poradzić zanim jeszcze zanim się pojawią.
Różnego rodzaju dokumenty kadrowe czy księgowe innego typu pojawiają się w postaci szablonów w programach służących do zarządzania dokumentami w przedsiębiorstwie. Pracownik wybiera typ dokumentu, jakie jest mu potrzebny, a aplikacja do wystawienia dokumentu prowadzi go krok po kroku do celu, jakim jest gotowy dokument. Ważne jest usprawnienie pracy, które osiąga się dzięki częściowej, automatycznej funkcji uzupełniania niektórych rzeczy powtarzalnych, ale często ważniejsze jest to, że program nie pozwoli na wystawienie dokumentu niekompletnego lub wystawionego błędnie. Innymi słowy, do minimum ograniczane jest pole, na którym może się pojawić jakikolwiek błąd ludzki.